Внешние контакты
В своей работе ИТ-служба заключает с другими компаниями договоры на получение или оказание различных услуг, таких как предоставление выделенного канала интернета, телефония, поставка оргтехники, обслуживание и ремонт оргтехники, поставка расходных материалов для принтеров, закупка лицензий и подписок на программное обеспечение и многие другие. По каждому такому договору от внешней компании выделяется персональный менеджер и возможно непосредственные исполнители оказываемых услуг. Всю предоставленную при заключении договора и получаемую в ходе работы контактную информацию необходимо хранить, чтобы можно было при необходимости сотрудникам ИТ-службы оперативно определять и коммуницировать через разные указанные каналы связи с ответственными специалистами по различным возникающим рабочим вопросам. Для решения этих задач ниже приведены инструменты учета внешних контактов.
Учет внешних контактов
Реестр учета внешний контактов (далее реестр) нужен для того, чтобы фиксировать всю получаемую контактную информацию сотрудников внешний компаний по заключенным договорам в зоне ответственности ИТ-службы.
В реестре указывается компания поставщика или клиента, описание получаемой или предоставляемой услуги, реквизиты заключенного договора и реквизиты выделенных сотрудников (менеджеров и других специалистов). Сотрудник указывается по ФИО, по возможности полностью без сокращений и желательно с должностью, чтобы понимать уровень сотрудника при коммуникации с ним, его контакты: электронная почта и номера телефонов (сотовые и городские с внутренним номером). Обязательно указывается почтовый адрес компании для корреспонденции. Это необходимо если компании используют бумажный документооборот или для других отправок по почте.
В реестре дополнительно указывается дата дня рождения контакта, если она известна, так как является хорошей практикой поздравлять своих коллег и сотрудников других компаний, с которыми есть рабочие отношения.
Чтобы получить пакет всех файлов с данного сайта, необходимо нажать эту кнопку