Принтеры и МФУ
Работа ИТ-служб с принтерами и МФУ заслуживает отдельного особого внимания, так как это оборудование является высоконагруженным при эксплуатации и требует постоянного контроля за состоянием его работоспособности и уровнем заправки картриджей, установленных в нем и наличия запасного резерва расходных материалов. Так как с сетевыми принтерами и МФУ работает большое количество сотрудников компании и такого оборудования обычно достаточно много используется и размещено в офисах, но не всем сотрудникам и не ко всем устройствам и их функциям требуется доступ, поэтому нужно строго соблюдать и контролировать предоставление прав доступа сотрудникам. Для решения всех этих задач ниже приведены инструменты учета принтеров и МФУ, их ремонта, прав и уровня предоставленных доступов сотрудникам, запасных картриджей на складе.
Учет принтеров и МФУ
Реестр учета принтеров и МФУ (далее реестр) нужен для того, чтобы зафиксировать в компании список всех приобретенных и приобретаемых принтеров и МФУ, их функциональные возможности и непосредственное размещение в офисе, и оперативно мониторить их состояние.
Для этого в реестре указывается состояние оборудования в части работоспособности и год приобретения, а также состояние различных внутренних счетчиков, все это требуется для понимания состояния парка принтеров и МФУ с целью планирования ремонта и обновления оборудования при составлении ИТ бюджетов.
Для удобства работы сотрудников поддержки ИТ-службы в реестре указывается ip-адрес принтера или МФУ для возможности удаленного подключения к нему с целью оперативной проверки его состояния и уровня заправки установленных в нем картриджей. А также внутренний номер устройства, который нанесен на лицевую сторону каждого устройства, и именно он используется сотрудниками компании для указания в заявках на предоставление доступа или на замену картриджей, в сообщениях о поломке.
Учет доступов к принтерам и МФУ
Реестр учета доступов к принтерам и МФУ (далее реестр) позволяет управлять и контролировать кому из сотрудников и какие доступы предоставлены. Чаще сотруднику подключается два ближайших по расположению устройства, один как основной, который используется по умолчанию и второй как резервный на случай использования при выходе из строя первого. К цветной печати обычно в компаниях имеют доступ только ограниченная часть сотрудников. Иногда требуется сотруднику для выполнения должностных обязанностей подключить более двух принтеров или МФУ, и все эти моменты нужно учитывать и контролировать через реестр.
Реестр позволяет получить статистику в разрезе использования принтеров и МФУ и при необходимости быстро получить ответ на вопросы, кто из сотрудников имеет доступ к конкретному принтеру или МФУ, какие доступы к нему сейчас предоставлены сотруднику, чтобы, например, провести инвентаризацию доступов и при перемещении рабочего места сотрудника часть доступов закрыть и понять какие новые ему необходимо запросить через заявки на предоставление доступов, а также помочь в расчете необходимого количества принтеров и МФУ и их размещения в офисе при составлении ИТ бюджета на следующий год или планировании полного переезда офиса.
Учет картриджей
Для осуществления непрерывности работы принтеров и МФУ необходимо максимально оперативно отслеживать уровень заправки картриджей, установленных в них и имеющейся запас новых картриджей на складе. Так как в компаниях часто используется принтеры и МФУ разных моделей, то и картриджи для них чаще тоже имеют разные модели.
Для того, чтобы правильно и своевременно закупать новые картриджи, нужно учитывать для каждой модели картриджа его плановый ресурс, количество устройств в компании, на которые он может быть установлен, среднюю скорость расходования картриджа на каждом устройстве отдельно и текущий запас на складе, а также установленный минимальный уровень запаса для каждой модели картриджа.
Все эти задачи решает реестр учета картриджей. В нем необходимо отмечать все приходы новых картриджей с ценой покупки и все установки картриджей на устройствах с датами.
Реестр позволяет автоматически рассчитать все необходимые показатели, такие как средний расход картриджа на каждом устройстве, следующую плановую дату установки картриджа и автоматически сформировать перечень и количество, необходимое к заказу с учетом всех других критериев.
В реестре указывается ip-адрес устройства, чтобы было можно к нему подключиться и проверить текущий уровень заправки картриджа и убедиться в необходимости замены картриджа или снять показания счетчиков. А также месторасположение принтера или МФУ, на котором требуется замена картриджа или проведение ремонта.
Учет ремонтов принтеров и МФУ
Так как сетевые принтеры и МФУ общего использования несут высокие эксплуатационные нагрузки, то они требуют регулярного обслуживания и периодических ремонтов из-за износа или поломки тех или иных комплектующих. Поэтому необходимо вести реестр учета ремонтов принтеров и МФУ, чтобы отслеживать статистику видов неисправностей и частоты ремонтов, с помощью которой принимать решение производить требуемый новый ремонт устройства или уже выгоднее и целесообразнее приобрести новое аналогичное устройство вместо проведения дорогостоящего ремонта.
В реестре отображаются произведенные ремонты с подробной информацией: вид неисправности и дата ее фиксации, показания счетчиков на момент определения неисправности, дата ремонта, какие работы были произведены, какие запчасти использованы и стоимостные показатели отдельно по работам и использованным запчастям.
Чтобы получить пакет всех файлов с данного сайта, необходимо нажать эту кнопку