ИТ бюджет нужен для выполнения следующих функций, первое, закрепить в компании список всех статей расходов и доходов, которые используются для выполнения работ по предоставлению ИТ-сервисов и их развития, в разрезе сумм для каждого месяца отдельно с общими итогами по году и кварталам. Второе, отслеживать выполнение финансового плана в рамках согласованного бюджета для выявления отклонений с целью принятия корректировочных решений для сохранения общего годового бюджета.

В форму бюджета включаются все статьи расходов и доходов, которые связаны с работой ИТ-службы, и она за них несет ответственность, т.е. осуществляет их расчет и планирование, обоснование и защиту необходимости в них, последующий контроль исполнения и подготовку объяснений в случае отклонений от бюджета.

В бюджете для каждой статьи указываются конкретные позиции с подробной информацией по каждой услуге, месте ее оказания или получения, данные по контрагенту, ставки НДС и комментарии, где можно указать дополнительную информацию.

Бюджет разделен на столбцы с суммами по каждому месяцу отдельно, плюс расчетные итоговые столбцы по году и каждому кварталу отдельно. На форме добавлены промежуточные итоги, которые позволяют с учетом различных фильтров получить аналитику по плановым цифрам.

Также на форме добавлены фильтры, позволяющие получать аналитику по разным срезам данных, и различные группировки, которые позволяют сворачивать и разворачивать форму, меняя ее представление в кратких или подробных видах.

Чаще всего бюджет составляется на один календарный год, но в некоторых компаниях, дополнительно происходит его корректировка и согласование, каждое полугодие или даже каждый квартал, в зависимости от уровня и правил планирования в компании. Основной оптимальный подход при составлении ИТ бюджета – это метод планирования снизу вверх, т.е. определяются все количественные потребности со стороны ИТ-службы, затем они пересчитываются в деньги с учетом текущих цен и возможного их роста и уже затем выносятся на согласование наверх. Обычно на согласование выносятся два сценария ИТ бюджета: минимальный и оптимальный. В первом варианте в бюджет включаются все расходы, которые необходимы для поддержания текущих потребностей без каких-либо расходов на улучшение или развитие, а во втором включаются все расходы, в том числе необходимые на улучшение и развитие, как парка оргтехники, так и программных продуктов компании. Оба эти варианта рассматривают в рамках общего бюджета компании и если общий бюджет не дает необходимого и значимого уровня доходности, то чаще согласовывают минимальный вариант для ИТ, если общий бюджет имеет большой запас по прибыли, то согласовывают оптимальный, либо в одном или другом случае могут согласовать промежуточный вариант бюджета, в который будет включена только часть мероприятий для улучшения и развития.

Существует два вида бюджета: бюджет движения денежных средств (БДДС), который отражает рентабельность бизнеса и бюджет расходов и доходов (БДР), который позволяет обеспечить полное и своевременное финансирование, и оба эти бюджета требуется формировать.

Подробно про форму, подход и правила расчета и формирования бюджета я рассказываю в видеоролике ниже.