Оргтехника
В любой компании для выполнения тех или иных бизнес-задач всегда используется различная оргтехника, такая как ноутбуки, системные блоки, мониторы, ip-телефоны, веб-камеры, акустические колонки, проекторы, сканеры, принтеры и МФУ. Оргтехника предоставляется сотрудникам для выполнения своих должностных обязанностей на территории офиса или за его пределами. Поэтому обязательно нужно отслеживать и учитывать в первую очередь перечень всей приобретенной и используемой в компании оргтехники, ее характеристик и текущего состояния, места ее использования и закрепленного ответственного сотрудника за ней. Для решения всех этих задач ниже приведены инструменты учета оргтехники и комплектации рабочих мест сотрудников компании.
Учет оргтехники
Реестр учета оргтехники (далее реестр) нужен для следующих функций, первое, зафиксировать всю имеющуюся оргтехнику в компании и ее характеристики. Второе, закрепить за техникой ответственных сотрудников, которые являются основными ее пользователями.
Ответственный сотрудник указывается по ФИО, если он использует технику только сам, а в случае, если оргтехникой пользуется не один сотрудник, а несколько, как например в случае с общими сетевыми принтерами и МФУ, то в этом случае указывается ФИО или должность сотрудника руководителя подразделения, которое в наибольшей мере или на чей территории расположена оргтехника.
В реестр включаются вся оргтехника, которая находиться в зоне ответственности и под управлением ИТ-службы, т.е. такое оборудование, как мобильные телефоны, планшеты, шредеры, телевизоры в разных компаниях по разному распределяют по зонам ответственности, кто-то это относит к ИТ-службе, а кто-то к другим подразделениям компании.
В реестре указывается дополнительно инвентарный номер и место размещения оргтехники для возможности проведения ее инвентаризации, а также год приобретения оргтехники для отслеживания срока ее использования и планирования/составления бюджетов для ее своевременного обновления.
По реестру можно получить статистику в разрезе типов используемого оборудования, производителей и основных его характеристик.
Учет рабочих мест
Реестр учета рабочих мест (далее реестр) позволяет контролировать кому из сотрудников и какое оборудование предоставлено. Что дает возможность при увольнении сотрудника проверить все выданное ему оборудование и принять его по акту приема-передачи (форму акта смотрите в разделе шаблоны документов) и внести изменения в реестр для дальнейшей работы с ним.
По реестру можно получить статистику в разрезе используемого типа оборудования на рабочих местах и его основных характеристик, таким как модель процессора, тип и объем жесткого диска, тип и объем оперативной памяти, размер диагонали монитора. Вся эта информация будет полезна при планировании закупок новой оргтехники для наращивания или замены и модернизации текущего парка оборудования.
По реестру можно получить статистику в разрезе используемого типа оборудования на рабочих местах и его основных характеристик, таким как модель процессора, тип и объем жесткого диска, тип и объем оперативной памяти, размер диагонали монитора. Вся эта информация будет полезна при планировании закупок новой оргтехники для наращивания или замены и модернизации текущего парка оборудования.
В реестре указывается дополнительно место расположения рабочего места и инвентарные номера оборудования на нем, чтобы упростить процесс проведения инвентаризации оргтехники. А также год приобретения оргтехники, чтобы отслеживать и планировать очередность рабочих мест, на которых в первую очередь требуется замена того или иного оборудования по причине устаревания и технического износа.
Для удобства работы сотрудников поддержки ИТ-службы в реестре указывается доменное имя компьютера для возможности удаленного подключения к нему при выполнении различных задач, а также ip-адрес телефона для оперативного его определения и внесения изменений в его настройки и его внутренний номер для оперативной связи с пользователем. Отдельным блоком в реестр добавлена информация по установленному программному обеспечению, такому как операционная система, пакет офисных программ и антивирус, т.к. эту информацию также требуется отслеживать и на ее основе планировать работы по обновлению его на рабочих местах и закупку необходимых лицензий на него.
Чтобы получить пакет всех файлов с данного сайта, необходимо нажать эту кнопку