Программные продукты
При работе с программными продуктами в компании обязательно нужно отслеживать и учитывать какие из них используются и для решения каких задач в бизнесе, все необходимые лицензии приобретены и их количества достаточно, сроки их действия, и строго соблюдать и контролировать предоставление прав доступа сотрудникам. А также определить и закрепить кто главный/ключевой заказчик в компании, который использует программу или ее функциональный блок и который отвечает за ее развитие и доработку. Для решения всех этих задач ниже приведены инструменты учета программных продуктов, лицензий и подписок на них, прав и уровня предоставленных доступов сотрудникам.
Учет программных продуктов
Реестр программных продуктов (далее реестр) нужен для следующих функций, первое, закрепить в компании список программных продуктов, которые используются для решения бизнес-задач. Второе, закрепить владельцев программных продуктов и/или модулей, если они разделены на несколько блоков, которые являются основными заказчиками на доработки и распределяют/согласовывают доступ для сотрудников компании. А также зафиксировать группы прав по функциональным задачам, которые необходимо будет указывать и согласовать в заявках на доступ к программным продуктам.
Владелец обязательно указывается по должности, а не по ФИО, т.к. сотрудник может меняться или уволиться и тогда необходимо будет редактировать документ компании, в котором включен реестр программных продуктов, что трудоемко и не эффективно. А должность реже меняется, только в случае изменения штатного расписания (организационной структуры компании), поэтому есть смысл указывать именно ее.
В реестр включается только прикладное программное обеспечение, т.к. системное, такое как операционная система и пакет офисных программ входят в типовой набор программных продуктов, устанавливаемых на рабочем месте каждого сотрудника. Но можно и их включить при необходимости на ваше усмотрение. Например, если у вас в компании используется профессиональная платная версия Adobe Acrobat, то ее можно и нужно включить в реестр, т.к. количество лицензий будет ограниченным и не всем нужен этот программный продукт в работе, и доступ к нему необходимо будет отдельно согласовывать, а бесплатный Adobe Reader может входить в типовой набор программ по умолчанию и его уже можно не включать в реестр.
Реестр обязательно должен быть закреплен в официальном документе компании, например в положение по ИТ, положение по информационной безопасности, информационная политика, у всех компаний разные названия подобных документов.
В реестре указывается дополнительно версия продукта, это требуется для понимания и проверки соответствующих лицензий и других косвенных задач, например, для внешнего аудита. А также указывается сокращенное название, которое будет и должно использоваться при оформлении заявок на доступы и других документов в компании.
Учет лицензий и подписок на программные продукты
Реестр учета лицензий и подписок (далее реестр) нужен в первую очередь для мониторинга и контроля наличия соответствующих лицензий и их количества, а также для контроля сроков истечения подписок на программные продукты.
Реестр делится на действующие лицензии и подписки, и на истекшие.
В реестре указывается контрагент, договор и первичный документ (обычно это акт приема-передачи по лицензиям и акт оказанных услуг/акт выполненных работ/УПД/акт сдачи-приемки по подпискам), по которому была приобретена лицензия или подписка.
Данный реестр помогает контролировать сроки подписок и подсвечивает цветом те, которые в ближайшее время истекут и их необходимо продлевать и те, которые уже истекли и их необходимо переместить в истекшие.
В реестр отображаются все приобретенные лицензии и подписки.
Советую вести отдельную папку со всеми подписанными договорами и первичными документами на приобретенные лицензии на программное обеспечение, чтобы в случае внешнего аудита и других проверок и запросов сразу можно было оперативно предоставить все необходимые документы и не собирать их каждый раз отдельно и тратить на это время и ресурсы и силы сотрудников компании.
Учет доступов к программным продуктам
Реестр учета доступов к программным продуктам позволяет управлять и контролировать кому из сотрудников и какие доступы к программным продуктам предоставлены. Что позволяет при увольнении сотрудника проверить все доступы и заблокировать их.
А также получить статистику в разрезе использования программных продуктов, кто и в каком количестве использует тот или иной программный продукт, это может помочь в расчете необходимого количества лицензионных ключей для 1С или при составлении ИТ бюджета на следующий год.
При необходимости быстро получить ответ на вопросы, кто из сотрудников имеет доступ к конкретному блоку программного продукта, какие доступы сейчас предоставлены сотруднику, чтобы провести инвентаризацию и при переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение часть доступов закрыть и понять какие новые ему необходимо запросить через заявки на предоставление доступов.
Чтобы получить пакет всех файлов с данного сайта, необходимо нажать эту кнопку