Иногда сотрудникам во временное пользование выдается оргтехника для ее использования за пределами офиса компании, например, на время командировки, болезни сотрудника или для удаленной его работы. В таком случае ответственность за оргтехнику возлагается на сотрудника на время ее пользования и такие передачи сотруднику оргтехники и ее возврат обратно в офис должны юридически фиксироваться. Для этого можно и нужно использовать акт приема-передачи оргтехники, в котором указываются все характеристики передаваемой оргтехники, такие как вид оборудования, производитель, модель, серийный и инвентарный номер. Такой акт должен подписываться с двух сторон, сотрудником, принимающим оргтехнику, а со стороны компании генеральным директором или другим назначенным ответственным лицом или лицом, которое является материально ответственным в компании за оргтехнику и последний вариант, наверное, будет самым логичным и правильным.

Такие акты можно подписывать и со всеми сотрудниками, которым предоставлена оргтехника и в офисе на их рабочих местах, если такая практика применяется в компании, тем самым усилить и закрепить их ответственность за нею.

Форму акта можно усилить и прописать в нем дополнительно ответственность работника в случае порчи оргтехники и порядке расчетов при возмещении ущерба, либо сразу в акте указать стоимость переданной оргтехники, которая должна будет подлежать возмещению. Но на моей практике это уже является излишним и в случае поломки оргтехники по вине сотрудника чаще составляется отдельный акт о порче имущества и с сотрудника из заработной платы удерживается остаточная стоимость оборудования или стоимость его ремонта. А в некоторых компаниях была практика ремонтировать оргтехнику за счет компании или уже просто списывать по причине ее технического износа и нецелесообразности в ее ремонте.