В Москве 18.11.2023 прошла моя презентация на тему «Повышение личной эффективности».
В непринужденной, но деловой обстановке, на протяжении всего дня, были представлены различные методики и инструменты для повышения личной эффективности и эргономики рабочего пространства. С участием гостей было проведено несколько наглядных экспериментов, которые продемонстрировали, какие инструменты и насколько могут повысить эффективность. Многие темы из презентации в силу своей актуальности получили активную обратную связь от участников. В процессе дискуссии были заданы предметные вопросы по существу предлагаемых инструментов, на которые я давал развернутые ответы с конкретными примерами. Между участниками происходил обмен опытом применения предлагаемых инструментов на практике.
Дискуссия не прерывалась даже во время перерывов на кофе-брейке, которая дополнялась на выбор разными вариантами заварного чая и вкусными угощениями ручной работы.
В ходе презентации детально были разобраны такие понятия, как эффективность, продуктивность, производительность и результативность. Подробно разобрали в чем их основные отличия и за счет чего можно и нужно повышать эффективность.
Рассмотрели основные правила организации рабочего пространства и ключевые характеристики необходимого оборудования. Обсудили возможные подходы к выбору графика и формата работы и отдыха.
В рамках основных разделов тайм-менеджмента были наглядно продемонстрированы такие инструменты мотивации, как пирог времени, календарик-пинарик, варианты визуализации целей для фокуса внимания.
Обсудили, как с помощью широко известной системы SMART можно и нужно правильно ставить цели.
Разобрали разные подходы к приоритизации целей и задач: матрица Эйзенхауэра, анализ ABC, известное правило Парето и правило Баффета 5/25.
В секции по планированию рассмотрели модель GROW, пирамиду Франклина, применение такого инструмента, как интеллект-карты (mind map), метод ALPEN (Альпы) для задач на день, применение Диаграммы Ганта для детального планирования больших и длительных проектов, колесо баланса жизни для личных задач, планирование по фреймворку SCRUM – методике гибкого управления проектами, возможность применения Канбан доски (KANBAN) для планирования и контроля задач.
В рамках темы организации процесса работы и отдыха познакомились с методом ПОМОДОРО (или его еще называют методом Помидора). Разобрали какие задачи относят к слонам и лягушкам, а также метод их решения, в том числе и метод Швейцарского сыра. После знакомства со всеми основными терминами и инструментами тайм-менеджмента разобрали с живыми примерами, как нужно планировать свой день по методике жестко-гибкого планирования.
Не забыли обсудить планирование задач и дел по хроносу и кайросу.
Подробно проговорили все правила и инструменты подготовки и проведения эффективных совещаний.
Всем участникам были даны полезные советы из личной практики.
Акцентировал отдельное внимание на важности и значимости области непрерывного улучшения, одним из подходов был предложен и продемонстрирован цикл Деминга – PDCA.
Отдельно разобрали важность хронометража дня и возможные подходы и варианты для поиска резервов времени, плюс как можно время перераспределить или делегировать задачи для его высвобождения.
Во второй секции мероприятия поговорили о значимости создания корпоративной базе знаний. Что можно и нужно автоматизировать для повышения эффективности.
Конечно же не забыл сказать про фокус внимания на такие инструменты, как горячие клавиши, встроенные функции в операционной системе, слепой метод печати, электронный документооборот, какой эффект и прирост они могут дать.
Разобрали на примерах значимость и правила построения системы ключевых показателей качества (KPI) и какие ошибки могут быть при этом допущены и как они могут и будут влиять на эффективность.
Поговорили, как можно настроить интерфейс почтового клиента и эффективнее с ним работать, в том числе в части таких функций как: работа с папками, настройка правил, поиск писем, использование календарей и работа с задачами и контактами.
Обсудили возможности программ для работы с электронными документами и таблицами: быстрые команды, переходы, выделение, форматирование, сравнение и рецензирование документов, протягивание формул, быстрые функции для выделения повторяющихся данных и удаления дубликатов, использование функции ВПР, работа со сводными таблицами. Отдельные возможности при работе с файлами pdf-формата: объединение, разделение, сжатие, распознавание и редактирование текста, преобразование в другие форматы.
В блоке про данные представил варианты их обработки и формата и места хранения, а также критическую важность необходимости их резервирования.
В конце мероприятия было разыграно несколько полезных тематических подарков. Сделали общее фото. Все участники заполнили электронные анонимные анкеты с обратной связью в результате обработки которых получились высокие оценки по всем направлениям: полезность материала, подача материала, качество организации мероприятия, качество площадки и организации зоны кофе-брейка и отдыха.
Все полученные пожелания от участников будут учтены и внесены в презентацию и организацию следующих мероприятий.
Выражаю отдельное спасибо всем участникам мероприятия и тем, кто помогал в его организации.
За информацией по датам и месте проведения следующих мероприятий следите за новостями на сайте.