Реестр учета закрывающих документов и оплат (далее реестр) позволяет отслеживать и фиксировать факты работы с первичными документами и оплатами по ним. Т.е. по итогам каждого месяца с помощью файла отслеживается какие документы по услугам выставлены и получены, подписаны они или нет, произведены или получены по ним оплаты. Для этого в реестре указывается компания, кем она является для нас, поставщиком или клиентом, реквизиты заключенного договора, описание оказываемых или получаемых услуг, место получения услуги, т.к. это важно если наша компания имеет несколько офисов или филиалов в разных городах.

В реестре указывается признак наличия подписанного оригинала договора, это нужно для контроля при работе с договорной документацией, т.к. без его наличия все расходы или доходы могут быть не признаны налоговой и это приведет к уменьшению доходов или расходов и тем самым к уменьшению прибыли и корректировке других финансовых показателей компании.

В реестре указывается статья движения денежных средств, что помогает получить фактическую статистику по расходам за определенный период и рассчитать бюджеты на будущий год.

В реестре указывается ежемесячная стоимость услуги, если она фиксированная, что помогает при проверки закрывающих документов на корректность указанных сумм в них. А также ставка НДС, что помогает при проверке документов или выставлении счетов и правильному расчету бюджета доходов и расходов. Плюс форма оплаты, предоплата или оплата по факту за услуги, что помогает проверять и контролировать ожидание оплаты перед налом или по окончанию месяца.

В реестре указывается формат получения и подписания документов, через ЭДО он или на бумаге и дополнительно оператор ЭДО, если документооборот построен и осуществляется между компаниями через ЭДО. Это позволяет понимать через какой канал ждать получения и подписания документов и где искать и проверять статусы их обработки.

В реестре столбцы табличной части разбиты на месяцы и документы и оплаты внутри них. В файле используется цветовая разметка, что позволяет визуально быстро обрабатывать информацию и оперативно ее фильтровать для проверки статусов и определения отсутствия тех или иных документов и оплат. Правила цветовой разметки для документов: красная заливка — документы не получены от поставщика/не сформированы и не отправлены клиенту; желтая заливка — документы получены от поставщика/отправлены клиенту, но не подписаны с двух сторон; зеленая заливка — документы получены от поставщика/отправлены клиенту и подписаны с двух сторон и переданы в бухгалтерию, если они на бумаге. Правила цветовой разметки для оплат: красная заливка — заявки на оплату поставщику не заведены/счета не выставлены клиенту; желтая заливка — заведены заявки на оплату поставщику/выставлены счета клиенту, но оплата еще не произведена/не поступила; зеленая заливка — оплата произведена поставщику/получена от клиента.